System kadrowo-płacowy słusznie uważany jest za narzędzie informatyczne o fundamentalnym znaczeniu dla każdego nowoczesnego przedsiębiorstwa. Jego podstawową rolą jest zautomatyzowanie i uproszczenie procesu wyliczania wynagrodzeń pracowników. Brzmi to skromnie, lecz każde wdrożenie takiego systemu to swoisty „przewrót kopernikański”, który błyskawicznie wpływa na sposób pracy pracowników działów kadr i płac. Szybko zauważalne korzyści to między innymi:
- Spadek liczby błędów związanych z czynnikiem ludzkim lub brakiem zgodności z aktualnymi przepisami,
- Łatwy i szybki dostęp do danych,
- Możliwość generowania najróżniejszych raportów i podsumowań, w tym elektronicznych pasków wynagrodzeń,
- Wyższa (na skutek automatyzacji procesów) ogólna wydajność działów kadr i płac,
- Niższy wolumen pracy papierkowej dzięki prowadzeniu elektronicznych baz danych.
Pomimo oczywistych zalet systemu kadrowo-płacowego decyzja o jego zakupie nie należy do łatwych. To złożone, skomplikowane rozwiązanie, które wdraża się nawet kilka miesięcy, a ich cena może budzić zastrzeżenia osób decydujących o wydatkach w firmie. Ponadto, zawsze znajdą się obrońcy tezy (naszym zdaniem błędnej), że wyposażony w setki makr arkusz MS Excel to doskonała i niemal bezkosztowa alternatywa dla dedykowanego rozwiązania informatycznego.
Jednak żaden z szanujących się ekspertów nie podważa sensowności wdrożenia systemu do naliczania wynagrodzeń w nowoczesnym przedsiębiorstwie. Zasadniczym problemem pozostaje tylko wybór konkretnego rozwiązania.
Celem tego artykułu jest zwrócenie uwagi na funkcje, które system do płac powinien posiadać, aby należycie spełniał swoją rolę. Opisując kolejne cechy, będziemy odnosić się do systemu, P&I LOGA, jako swoistego benchmarku. Czujemy się do tego uprawnieni, ponieważ nasze rozwiązanie, stosowane przez ponad 15 tyś. firm z całego świata, śmiało można zaliczyć do rynkowych liderów.
Elastyczność
To oczywiste, że firmy podejmujące trudną (najczęściej ze względów finansowych) decyzję o zainwestowaniu w system kadrowo-płacowy, chcą mieć pewność, że spełni on ich oczekiwania. Elastyczność to cecha, którą chwali się wielu producentów oprogramowania, z lubością stosując wyrażenie z branży krawiectwa, czyli „szyte na miarę”. Nasza interpretacja elastyczności (która znajduje odzwierciedlenie w funkcjach oferowanych przez P&I LOGA) obejmuje następujące właściwości:
Wielopodmiotowość
System powinien móc skutecznie obsługiwać procesy płacowe w każdym przedsiębiorstwie – niezależnie od jego rozmiaru, formy czy stopnia złożoności. W sensie technicznym system musi być gotowy na ekspansję firmy, rozrastając się razem z nią.
Customizacja
Ludzie rozmaicie organizują swoją pracę. Metoda działania, która sprawdza się u jednych, może być uznawana za alogiczną i nieprzyjazną przez innych. Dobry system pozwala operatorom na dostosowanie go do ich potrzeb, np. poprzez zdefiniowanie procesów zgodnie z ich własną logiką i preferencjami.
Współpraca z istniejącymi rozwiązaniami IT
Wdrożenie nowego systemu nie powinno wymagać dodatkowych inwestycji w zasoby informatyczne. Dobrze zaprojektowany system kadrowo-płacowy dopasowuje się do zastanych warunków. Jest to możliwe dzięki wbudowanym interfejsom gwarantującym współpracę z aktualnie używanym systemem operacyjnym, rozwiązaniem ERP, systemem bankowości elektronicznej, bazami danych, programem do księgowości i innymi zewnętrznymi aplikacjami. Kwestią kluczową jest także kompatybilność z programem „Płatnik”, czyli de facto standardem w rozliczeniach i wymianie danych z ZUS-em.
Wielojęzyczność
Nie ma powodu, dla którego pracownicy międzynarodowych firm powinni być zmuszani do pracy w innym języku niż ich własny.
Zarządzanie danymi
Rozwijające się przedsiębiorstwo musi powiększać liczbę personelu. Powoduje to, niestety, wzrost wolumenu danych pracowników, które należy zasymilować i uporządkować, aby procesy płacowe przebiegały bez zakłóceń.
Ważną rolą systemu kadrowo-płacowego jest zatem opanowanie chaosu informacji. Dane wprowadzane są do systemu tylko raz i funkcjonują w nim w formie elektronicznej. Rezultat? Informacja, której szukasz, jest zawsze „pod ręką” w najbardziej aktualnej formie – dzieli cię od niej zaledwie kilka kliknięć myszką.
Jednak istotny jest nie tylko dostęp do informacji, ale także funkcje związane z ich analizowaniem i systematyzowaniem w formie raportów. Do dyspozycji użytkowników naszego programu kadrowo-płacowego jest szeroka gama podsumowań i analiz, generowanych pod kątem dowolnie określanych kryteriów, w tym niestandardowych. Oznacza to, że każdy dostanie dokładnie taki raport, jakiego potrzebuje – niezależnie, prezesa firmy czy dociekliwego urzędnika ZUS-u.
Ciekawą opcją są także szybkie i zautomatyzowane obliczenia wartości w odpowiedzi na dane wprowadzane lub aktualizowane w systemie (w P&I Loga są one dostępne z każdego ekranu danych osobowych). Co daje użytkownikowi ta funkcjonalność? Na przykład możliwość prognozowania i weryfikacji wyników rozliczeń, zanim się je sfinalizuje.
Łatwa obsługa
Na dźwięk wyrażenia „wdrożenie nowego systemu IT” wielu pracownikom cierpnie skóra. W ich umysłach pojawia się wizja wielu godzin zmarnowanych na rozgryzaniu funkcji nowego rozwiązania. Na szczęście producenci oprogramowania są świadomi, mówiąc eufemistycznie, braku entuzjazmu do zmiany narzędzi informatycznych. Robią, co w ich mocy, aby ich rozwiązania kadrowo-płacowe były możliwie przyjazne i łatwe w obsłudze. Największym dowodem uznania dla ich wysiłków jest sytuacja, kiedy nowy operator rozpoczyna pracę z systemem, domyślając się intuicyjnie, co i gdzie należy kliknąć, aby wykonać daną czynność. Co więcej, system ma służyć radą użytkownikowi, a nie wchodzić mu w drogę. Przykładowo, P&I Loga oferuje mnóstwo predefiniowanych procesów rozliczeniowych i ewidencyjnych, ale umożliwia też proste opracowanie nowych lub modyfikowanie istniejących procedur. Zbyteczne są przy tym zaawansowane zdolności informatyczne: wszystko to da się wykonać, wybierając kolejne opcje na predefiniowanych ekranach.
Nadążanie za zmianami
Polscy przedsiębiorcy mają wątpliwą przyjemność prowadzenia działalności gospodarczej w zmiennym i nieprzewidywalnym otoczeniu prawno-podatkowym. Można, rzecz jasna, polegać na zdolności pracowników działów kadr i płac do ciągłego przyswajania i przetwarzania nowych informacji. Wiąże się to jednak z istotnym ryzykiem wystąpienia błędu na skutek pomyłki człowieka, którego natłok zmian i nowych informacji może przerosnąć.
Warto zwrócić tutaj uwagę na dostawcę oprogramowania aby oprócz usługi wdrożenia świadczył również usługę serwisowania i utrzymania systemy. W praktyce oznacza to, że mamy gwarancję, iż system, na którym pracujemy, jest dostosowany do bieżących przepisów prawnych (aktualizacje systemu).
Bezpieczeństwo i solidność
Systemy informatyczne, w których przechowywane są dane osobowe, muszą spełniać surowe wymogi formalne wynikające z obowiązujących przepisów. Co zatem idzie, również system do płac który oferowuje rozbudowane możliwości zarządzania dostępem. I tak przykładowo, uprawnienia użytkowników P&I Loga mogą zostać ograniczone do pojedynczych modułów, formatek, procesów lub nawet poszczególnych pól z danymi, przy czym każda naniesiona przez nich zmiana jest starannie dokumentowana.
Równie ważnym aspektem bezpieczeństwa jest solidność i niezawodność systemu kadrowo-płacowego. Najprostszym sposobem na ich zagwarantowanie jest wybór rozwiązania sprawdzonego, o ugruntowanej pozycji na rynku.
Serwis i wsparcie techniczne
Bezpieczeństwo i stabilność systemu do płac są nierozłącznie związane z kwestią wyboru dostawcy odpowiedzialnego za wdrożenie konkretnego rozwiązania. Paradoksalnie, o ile większość programów kadrowo-płacowych na rynku to udane, wszechstronne produkty, to o zadowoleniu klienta decyduje jakość usług świadczonych przez firmę, która instaluje, konfiguruje i zajmuje się konserwacją systemu, oferując przy tym wsparcie techniczne i merytoryczne. To od doświadczenia dostawcy zależy subiektywna opinia o nowym rozwiązaniu. Warto zatem nawiązywać współpracę z firmami doświadczonymi, z obszernym portfolio udanych projektów, znanych z troski o jakość i zadowolenie klienta.
System kadrowo płacowy nadal jest postrzegany w wielu przedsiębiorstwach jako mało ważny i wydaje się być jednym z największych kosztów dla każdej organizacji. Jednak szczęśliwie dla wszystkich procesy wyliczania wynagrodzeń w formie „papierowej” odeszły do lamusa.
Coraz bardziej złożone przepisy prawne powodują, że proces naliczania płac rozciąga się w czasie i jest narażony na liczne błędy. Dlatego też powoli żegnamy się z MS Excel jako rozwiązaniem używanym do tych celów.
Podstawą każdego systemu kadrowo płacowego są wynagrodzenia. Jednak oprócz prawidłowego i terminowego wyliczania wynagrodzenia, taki system dostarczy wiele informacji, które pomagają prowadzić firmę sprawnie i prężnie.
Dobry system nie tylko zapewni zwrot z inwestycji, ale również sprawi, że przedsiębiorca będzie miał lepszy ogólny obraz swojej firmy w najbliższych latach.
FAQ
Porównanie systemów HR – jak wybrać najlepszy system HR dla swojej firmy?
Porównanie systemów HR – jak wybrać najlepszy system HR dla swojej firmy?
W pewnym momencie każda większa firma staje na rozdrożu – dotychczasowe narzędzia przestają wystarczać. Arkusze, osobne aplikacje i ręcznie prowadzone zestawienia nie dają już kontroli nad procesami, które z miesiąca na miesiąc stają się coraz bardziej złożone. Jeden z najwybitniejszych myślicieli i teoretyków zarządzania XX wieku, Peter Drucker, mawiał: „Za każdym razem, gdy widzisz biznes, który odnosi sukces, oznacza to, że ktoś kiedyś podjął odważną decyzję.” I trudno się z nim nie zgodzić.
Porównanie systemów HR rzadko sprowadza się do samej listy funkcji. Istotniejsze jest to, czy dane pozostają spójne, czy procesy przebiegają bez ręcznych korekt i czy dział kadr może pracować w jednym środowisku zamiast przełączać się między kolejnymi narzędziami. W tym miejscu pojawia się zasadnicze pytanie: jaki system HR wybrać, aby nie tylko obsługiwał bieżące zadania, ale również porządkował sposób działania całej organizacji?
W średnich i dużych firmach problem rzadko wynika z braku narzędzi. Znacznie częściej, paradoksalnie, jest efektem ich nadmiaru i braku ciągłości między nimi. Dane o pracownikach funkcjonują równolegle w kilku systemach, a ich zestawienie wymaga ręcznej pracy, często przy wsparciu rozbudowanych arkuszy w Excelu, które z czasem zaczynają pełnić rolę nieformalnego systemu zarządzania. Każda zmiana wymaga weryfikacji, bo trudno jednoznacznie wskazać, która wersja danych jest aktualna. I, na całe szczęście, powoli się z tym już żegnamy.
W każdej większej firmie potrzebna jest platforma, która usprawni pracę działu HR i połączy szeroki zakres działań:
- procesy kadrowe,
- procesy płacowe i pracownicze,
- komunikację,
- automatyzację procesów HR,
- raportowanie
- oraz integrację z innymi systemami.
Jeżeli więc pojawia się pytanie, jaki system HR wybrać, warto spojrzeć na temat bardziej dogłębnie. Porównanie systemów HR powinno uwzględniać nie tylko zakres funkcjonalny, ale również elastyczność rozwiązania, dostęp do danych, bezpieczeństwo, możliwości integracyjne oraz to, czy wybrany dostawca rozumie realia rynku HR w Polsce. Od tej decyzji zależy nie tylko wygoda pracy działu kadr, lecz także jakość procesów, na których opiera się całe przedsiębiorstwo.
Wyzwania w zarządzaniu zasobami ludzkimi – dlaczego Twoja firma potrzebuje zmian?
Trudności narastają stopniowo: przybywa pracowników, rośnie liczba wyjątków w rozliczeniach, pojawiają się kolejne źródła danych, a dział HR coraz więcej czasu poświęca nie na analizę i planowanie, lecz na czynności odtwórcze: sprawdzanie danych, poprawianie rozbieżności i pilnowanie, żeby wszystko się zgadzało. W takiej sytuacji nawet dobrze zorganizowany zespół zaczyna działać reaktywnie. Zamiast prowadzić procesy, pilnuje, żeby wszystko się zgadzało.
Pierwszym sygnałem zazwyczaj jest utrata spójności danych
Ewidencja czasu pracy funkcjonuje w jednym miejscu, list płac w drugim, rekrutacja w kolejnym, a raport dla zarządu powstaje dopiero po ręcznym zebraniu informacji z kilku źródeł. Taki model utrudnia analizę i sprawia, że dostęp do danych przestaje być natychmiastowy. Informacje, które powinny być dostępne od ręki, wymagają weryfikacji, a ryzyko błędów rośnie tam, gdzie najmniej powinno, czyli przy wynagrodzeniach i dokumentacji pracowniczej. Problem nie polega więc wyłącznie na liczbie narzędzi do zarządzania, lecz na tym, że między nimi brakuje ciągłości informacji.
Drugim wyzwaniem pozostaje skala operacji
Im większe przedsiębiorstwo, tym trudniej utrzymać kontrolę nad procesami związanymi z zarządzaniem pracownikami przy użyciu prostych rozwiązań lub częściowo ręcznej obsługi. Zatrudnienie nowej osoby nie kończy się na zamknięciu rekrutacji. Trzeba:
- przygotować dokumenty,
- uruchomić procesy kadrowe,
- zadbać o komunikację wewnętrzną,
- uzupełnić dane pracowników,
- zapewnić ewidencję
- i włączyć nową osobę w strukturę organizacji.
Każdy z tych etapów wymaga zaopiekowania. Gdy brakuje wspólnej platformy, rośnie ryzyko błędów, opóźnień i rozbieżności.
Istotnym obciążeniem pozostają zadania powtarzalne
Dział kadr nadal ręcznie obsługuje procesy, które system HR może przejąć: obieg wniosków, aktualizację danych, generowanie dokumentów czy monitorowanie terminów, które pochłaniają znaczną część czasu pracy zespołu i ograniczają jego rolę do działań operacyjnych. Czas specjalistów HR jest cenny, a jak zwykliśmy cytować Benjamina Franklina: „Czas to pieniądz”.
Dlatego przy wyborze systemu HR warto zacząć od analizy tych obszarów. Sprawdź, które czynności są wykonywane ręcznie, ile czasu zajmują i czy można je zautomatyzować. Przykładem może być naliczanie wynagrodzeń – jeśli wymaga ręcznych korekt lub dodatkowej weryfikacji, jest to wyraźny sygnał, że proces wymaga wsparcia systemowego.
Dodatkowym wyzwaniem są regulacje prawne
System musi nadążać za zmianami przepisów, wspierać poprawne naliczanie wynagrodzeń pracowników i zapewniać bezpieczeństwo danych. W tym obszarze nie ma miejsca na niedoprecyzowania – każdy błąd może mieć konsekwencje finansowe i prawne.
Podstawą prowadzenia dokumentacji pracowniczej jest art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, który zobowiązuje pracodawcę do jej prowadzenia i przechowywania zarówno w formie papierowej, jak i od niedwana e elektronicznej. Od 2019 roku dokumentacja cyfrowa ma taką samą moc prawną jak tradycyjna, pod warunkiem spełnienia określonych wymogów. Dopuszczalny jest również model mieszany, który pozwala stopniowo przechodzić z dokumentacji papierowej na elektroniczną. Dla działu HR kluczowe staje się zachowanie spójności dokumentów oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami – niezależnie od formy, w jakiej są prowadzone.
Przy wyborze systemu HR warto zwrócić uwagę na jego odporność na zmiany prawne. Istotne jest, czy rozwiązanie jest na bieżąco aktualizowane oraz czy wspiera prowadzenie dokumentacji w sposób zgodny z wymogami prawa pracy bez konieczności ręcznego dostosowywania procesów.
Jak wybrać system HR, który faktycznie uporządkuje procesy?
Jak wybrać system HR, który faktycznie uporządkuje procesy?
Punktem wyjścia powinna być analiza procesów HR. Warto sprawdzić, gdzie pojawiają się opóźnienia, ręczne operacje i brak spójności danych – dopiero na tej podstawie można określić, jakiego systemu zarządzania zasobami ludzkimi faktycznie potrzebuje firma.
Integracja kluczowych obszarów: kadr, płac i rekrutacji
Często zauważamy w firmach, że poszczególne obszary HR są wspierane przez osobne moduły, ale bez wspólnej bazy danych, a to z kolei oznacza konieczność ręcznej synchronizacji informacji, ryzyko rozbieżności i często brak wszystkich aktualnych informacji w jednym miejscu.. System HR powinien integrować wszystkie kluczowe procesy związane z zarządzaniem pracownikami – od kadr i płac, przez czas pracy, po rozwój, organizację i dostęp do danych HR – w jednym spójnym środowisku. Dane wprowadzone raz muszą być dostępne w całym systemie i bez potrzeby ich ponownego uzupełniania. Dopiero wtedy możliwa jest realna automatyzacja procesów HR i spójne zarządzanie danymi pracowników.
System HR dla dużej organizacji a specyficzne potrzeby rynku HR w Polsce
System HR dla dużej organizacji musi uwzględniać lokalne przepisy i realia rynku pracy. W Polsce oznacza to m.in. zgodność z przepisami prawa pracy, regulacjami podatkowymi i ubezpieczeniowymi, a także poprawne naliczanie wynagrodzeń oraz obsługę ewidencji czasu pracy i dokumentacji pracowniczej. . Dochodzi do tego rosnąca liczba obowiązków wynikających z cyfryzacji procesów biznesowych.
Nie bez znaczenia pozostaje także skala organizacji. W średnich i dużych firmach system musi obsługiwać złożone struktury, różne modele zatrudnienia i dużą liczbę danych pracowników bez utraty wydajności i kontroli nad procesami.
Widać to szczególnie w organizacjach wielopodmiotowych. Wiele systemów deklaruje obsługę wielu firm, ale sprowadza się to do pracy na jednej, wspólnej konfiguracji. Elementy takie jak: katalog stanowisk, miejsca powstawania kosztów czy składniki wynagrodzenia funkcjonują w jednym zestawie ustawień, co z kolei utrudnia wprowadzania danych i powoduje problemy organizacyjne.
System HR powinien umożliwiać zarówno korzystanie ze wspólnych ustawień, jak i niezależną konfigurację dla każdej firmy. LogaHR na to pozwala. Dopiero wtedy możliwe jest uporządkowanie danych i zachowanie kontroli nad procesami w całej organizacji.
Bezpieczeństwo danych (ISO 27001) i zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych
System HR przetwarza wrażliwe dane pracowników, dlatego bezpieczeństwo jest niezaprzeczalną podstawą. Kluczowe znaczenie ma kontrola dostępu, rejestrowanie zmian oraz stała aktualizacja systemu zgodnie z obowiązującymi przepisami. Warto zwrócić uwagę, czy dostawca spełnia standardy takie jak ISO 27001. Certyfikacja potwierdza, że system zarządzania danymi opiera się na analizie ryzyka i obejmuje nie tylko technologię, ale także procesy i sposób pracy z informacją.
Oprogramowanie dla działu HR od DMZ HR – kompleksowe narzędzie dla biznesu
LogaHR – idealny system kadrowo-płacowy dla dużej organizacji
W dużych organizacjach system kadrowo-płacowy zaczyna pełnić rolę infrastruktury, na której opiera się cały obszar HR. LogaHR idealnie się tu sprawdza – nie tylko obsługuje procesy, ale porządkuje dane i eliminuje ich rozproszenie. Spójność informacji jest ważna. Dane wprowadzane są raz, bez błędogennych interface’ów i wykorzystywane w całym systemie, co pozwala ograniczyć błędy, przyspieszyć naliczanie wynagrodzeń i generowanie raportów oraz utrzymać kontrolę nad dokumentacją pracowniczą. Sprawia to również, że dane w systemie są zawsze aktualne, niezależnie od używanych funkcji.
System pozostaje elastyczny – dopasowuje się do struktury organizacji i sposobu pracy zespołów, zamiast wymuszać zmianę procesów. Jednocześnie jest przygotowany na rozwój przedsiębiorstwa, obsługując rosnącą liczbę pracowników, złożone struktury oraz różne modele zatrudnienia bez utraty wydajności.
Istotną rolę odgrywa także integracja. System współpracuje z istniejącymi rozwiązaniami – ERP, systemami finansowymi czy narzędziami zewnętrznymi – bez konieczności przebudowy środowiska IT. W polskich realiach kluczowa pozostaje również zgodność z przepisami oraz ich bieżąca aktualizacja.
Równie ważna jest użyteczność. System jest intuicyjny i nie wymaga czasochłonnych szkoleń.
Zautomatyzuj swój dział HR z DMZ HR – skonsultuj wybór z naszymi ekspertami
Wdrożenie systemu HR to decyzja, którą podejmuje się na lata – dlatego kluczowe jest nie tylko to, jakie narzędzie wybierzesz, ale z kim je wdrażasz. Dobrze zaprojektowany system nie tylko pozwala rozliczać wynagrodzenia czy prowadzić dokumentację, bowiem umożliwia również analizę danych HR, wspiera planowanie zatrudnienia, polepsza komunikację wewnętrzną i ogranicza powtarzalne działania, które do tej pory obciążały dział kadr. Automatyzacja procesów HR oznacza mniej ręcznej pracy, mniej błędów i więcej przestrzeni na pozostałe działania.
Jeżeli zastanawiasz się, jaki system HR wybrać dla swojej firmy, warto podejść do tego jak do projektu biznesowego, a nie zakupu narzędzia. Analiza potrzeb organizacji, struktury procesów i skali działania pozwala dobrać rozwiązanie, które usprawni zarządzanie zasobami ludzkimi – zamiast tylko przenieść obecne problemy do nowego systemu. Jeśli masz do nas pytania, chętnie na nie odpowiemy, nasi konsultanci są do Twojej dyspozycji.