Aktualności

Rozwój pandemii koronawirusa SARS-CoV-2 doprowadził do zmiany przyzwyczajeń każdego z nas, w tym również stylu pracy. Wiele firm już od dawna ma za sobą pierwsze doświadczenia z wprowadzaniem home office, jednak również dla wielu firm jest to sytuacja zupełnie nowa. Dzieje się tak dlatego, ponieważ jeszcze do niedawna część pracodawców niechętnie zgadzała się na pracę zdalną w obawie przed niską produktywnością i dużą ilością rozpraszających bodźców podczas pracy z domu. Czy obawy te były słuszne? Jakie kroki zatem podjąć, aby praca zdalna nie odbiła się negatywnie na funkcjonowaniu firmy?

Praca z domu to niekoniecznie spadek efektywności

Wdrożenie pracy zdalnej wśród pracowników nie tylko nie musi zaszkodzić działaniu przedsiębiorstwa, ale wręcz może podnieść efektywność pracowników co realnie przekłada się na wyniki całej firmy. Jak podaje CNN, wiele firm w Chinach zmuszonych na przejście na zdalny tryb pracy, które początkowo sceptycznie podchodziło do tego rozwiązania, obecnie planuje wprowadzenie wyboru takiej możliwości na stałe. Powodem jest znaczący wzrost efektywności pracowników. To pokazuje, że niezależnie od stanu epidemii, home office będzie coraz częstszą formą pracy, do której musimy dobrze się przygotować.

Zapewnij pracownikowi niezbędne narzędzia

Upewnij się, że pracownicy będą mieli dostęp do tych samych narzędzi, z których korzystają na co dzień w pracy. Ważne, aby wszystkie zapewnione pracownikom rozwiązania były zgodne z przepisami o ochronie danych osobowych.  Aby spełnić wymogi RODO, pracownik nie może pracować na komputerze domowym. Pracownik powinien dostać odpowiednio zabezpieczony komputer firmowy np. laptop, który będzie wyposażony w odpowiednie zabezpieczenia i programy antywirusowe. Komputer ten nie powinien być wykorzystywanych do celów prywatnych ani udostępniany innym członkom rodziny.

  Najlepszym modelem pracy jest taki, w którym pracownik łączy się za pomocą pulpitu zdalnego do swojego komputera w firmie i wszystkie działania wykonuje na tym komputerze. To rozwiązanie sprawdzi się również wtedy, gdy dostęp do niektórych aplikacji nie jest możliwy spoza firmy. Należy unikać przechowywania danych osobowych na komputerach, które pracownik ma w domu.  Jeśli taka konieczność występuje, to dysk tego komputera powinien być zaszyfrowany.

Portale samoobsługowe na ratunek działom HR

Szczęście w nieszczęściu, żyjemy w czasach powszechnie postępującej digitalizacji. Coraz więcej firm przeprowadza kluczowe procesy kadrowo-płacowe elektronicznie, co ułatwia zarządzanie firmą „na odległość” w czasie stanu epidemiologicznego.

Portale samoobsługowe sprawiają, że procesy kadrowo-płacowe są przeprowadzane w firmie niemal bez zmian. Pracownicy oraz menedżerowie nie muszą kontaktować się bezpośrednio, aby złożyć np. wniosek o opiekę nad dzieckiem czy dopełnić innych formalności. Portale są dostępne przez przeglądarkę – wystarczy, że pracownik bądź menedżer zaloguje się z jakiegokolwiek miejsca, w którym jest. Firmy posiadające systemy wyposażone w moduły samoobsługi managerów i pracowników zdecydowanie łatwiej mogą się przestawić na pracę zdalną. Poprzez aplikację wszyscy pracownicy oraz managerowie mają dostęp do kompletu niezbędnych informacji.

Niezastąpionym rozwiązaniem okazuje się elektroniczny obieg dokumentów czy prowadzenie tzw. e-teczek, pozwalających na przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Duża część procesów może przebiegać elektronicznie z wykorzystaniem dokumentów w postaci cyfrowej. Dokumenty przekazywane przez system w ramach obiegu dokumentów elektronicznych są bezpieczne. Nie można tego powiedzieć o dokumentach przesyłanych mailem, które powinny być dodatkowo zabezpieczone hasłem. Jeśli w Twojej firmie jeszcze nie wdrożono ww. rozwiązań, warto to przemyśleć na wypadek podobnych sytuacji i nie tylko.

Kontakt z przełożonym to podstawa

Ma to na celu nie tylko sprawdzanie postępów swoich pracowników, lecz także spełnia funkcję motywacyjną. Szczególnie osoby, które na co dzień pracują w zespołach, mogą mieć problem z przystosowaniem się do działania „w pojedynkę”. Na rynku istnieje wiele rozwiązań, które pozwalają nie tylko na kontrolę pracy, lecz także na sprawną komunikację między przełożonymi a pracownikami (np. aplikacje od Google czy Microsoft). Jeśli wcześniej nie były wdrażane systemy do komunikacji i zarządzania projektami, warto wyszukać darmowe aplikacje przeznaczone do tych celów (np. Trello, Google Hangouts). Pracownicy muszą pamiętać o przestrzeganiu harmonogramu, systematyczności pracy, ale również i o regularnych przerwach.

Najważniejsza jest higiena

Co z pracownikami, którzy nie mogą zostać w domu? Przede wszystkim – komunikuj wśród pracowników zalecenia dla zakładów pracy w związku z  rozprzestrzenianiem się koronawirusa. Pamiętaj o tym, aby zapewnić każdemu pracownikowi dostęp do miejsc, w których mogą myć ręce mydłem i wodą. W miarę możliwości udostępnij jak najwięcej dozowników z płynem odkażającym, które będą regularnie uzupełnianie. Ważne jest również przypominanie, aby pracownicy zachowywali od siebie 1,5 metra odległości.