Dokumentacja pracownicza bardzo szybko ujawnia, jak naprawdę funkcjonuje organizacja. Wystarczy jedna zmiana warunków zatrudnienia, kilka aneksów do umowy o pracę, rotacja pracowników czy kontrola wewnętrzna, aby okazało się… czy akta osobowe pracownika są prowadzone w sposób uporządkowany. Właśnie teczka pracownika pokazuje, czy procesy kadrowe są spójne, czy też wręcz przeciwnie.
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie papierowej przez lata było standardem, który dawał poczucie kontroli. Segregator miał swoją fizyczną obecność, dokument posiadał podpis, archiwum zajmowało konkretne miejsce. Wraz ze wzrostem skali zatrudnienia oraz liczby dokumentów związanych ze stosunkiem pracy ten model zaczynał jednak generować problemy, których nie dało się rozwiązać organizacją półek czy dodatkowymi procedurami administracyjnymi.
Próba odszukania danych pochłania czas, aktualność dokumentów jest trudna do zweryfikowania, a historia zmian rozproszona i trudna do szybkiego potwierdzenia.
Ten obszar można uporządkować, pod warunkiem zmiany podejścia. E-teczki pracownicze pozwalają prowadzić akta pracownicze w formie elektronicznej, zachowując jednocześnie zgodność z kodeksem pracy, rozporządzeniem ministra rodziny, pracy i polityki społecznej oraz wymogami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Różnica nie polega wyłącznie na zmianie nośnika z papierowej na elektroniczną, ale na uporządkowaniu całego procesu prowadzenia dokumentacji.
Korzyści z digitalizacji dokumentacji
Przejście na elektroniczne akta osobowe i pracownicze wprowadza porządek w obszarze, który w wielu organizacjach jest najbardziej obciążony operacyjnie. Dokumentacja pracownicza trafia do teczki pracownika, papierowej lub elektronicznej, i tam pozostaje uporządkowana. Problem natomiast pojawia się na etapie obiegu i kompletowania dokumentów. Dokumenty związane ze stosunkiem pracy powstają w różnych miejscach i trafiają do działu HR różnymi kanałami:
- systemów kadrowych,
- skrzynek mailowych,
- wniosków papierowych,
- plików przesyłanych między działami.
Zanim trafią do właściwej teczki, wymagają ręcznego zebrania, weryfikacji i przypisania do pracownika. W tym momencie najczęściej pojawiają się opóźnienia, niepełne dane lub rozbieżności między wersjami dokumentów.
E-teczka porządkuje te zależności
Wszystkie dokumenty związane z zatrudnieniem od rekrutacji, przez przebieg stosunku pracy, aż po jego zakończenie – znajdują się w jednym środowisku, przypisane do konkretnego pracownika i właściwej części akt. Struktura pozostaje zgodna z obowiązującymi przepisami (o nich wspominamy niżej), a jednocześnie dane nie wymagają już szukania w kilku miejscach.
Akta osobowe pracownika nadal mają określoną, ustawową strukturę – zmienia się jedynie forma ich prowadzenia. Obejmuje ona:
- część A – dokumenty związane z procesem rekrutacji i ubieganiem się o zatrudnienie,
- część B – dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia, w tym m.in. umowa o pracę, aneksy, oświadczenia czy dane kadrowe,
- część C – dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy,
- część D – dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej lub innych form odpowiedzialności pracownika wynikających z przepisów,
- część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub obecnością środków działających podobnie do alkoholu.
W modelu elektronicznym ta struktura nie znika. Pozostaje fundamentem prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Różnica polega na tym, że dokumenty nie funkcjonują jako odrębne pliki lub segregatory, lecz jako uporządkowany, spójny system, w którym każda część akt jest logicznie powiązana z przebiegiem zatrudnienia i dostępna zgodnie z nadanymi uprawnieniami.
Rola działu HR w zarządzaniu e-teczka
Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej nie eliminuje odpowiedzialności działu HR, ale ją zdecydowanie ulepsza. Zespół kadrowy nadal odpowiada za prowadzenie dokumentacji, jednak jego rola przesuwa się z obsługi manualnej na nadzór nad procesem. Elektroniczna teczka pozwala kontrolować kompletność akt pracownika, przypisywać dokumenty do odpowiednich sekcji oraz weryfikować historię zmian. HR nie musi odtwarzać przebiegu zdarzeń na podstawie maili czy notatek – każda operacja jest zapisana i możliwa do prześledzenia.
Jak przechowywać akta osobowe w formie elektronicznej?
Największy problem nie polega na samej formie dokumentacji, ale na tym, że przy rozproszonych danych trudno jednoznacznie wskazać, która wersja dokumentu jest aktualna. Przepisy jasno określają, że dokumentację pracowniczą można prowadzić w postaci papierowej lub elektronicznej. Akta pracownicze w formie elektronicznej są równoważne dokumentacji prowadzonej wcześniej w formie papierowej, pod warunkiem spełnienia określonych wymogów. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną wymaga sporządzenia odwzorowania cyfrowego oraz opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Sam skan dokumentu nie spełnia tych warunków. Dopiero zastosowanie podpisu elektronicznego potwierdza zgodność odwzorowania z oryginałem.
Systemy do prowadzenia akt pracowniczych
Prowadzenie elektronicznych akt osobowych wymaga narzędzia, które wspiera cały proces. System powinien umożliwiać:
- porządkowanie dokumentów zgodnie z wymogami prawa pracy,
- przypisywanie dokumentów do konkretnych części akt,
- zarządzanie dostępem do danych,
- archiwizację dokumentów,
- integrację z innymi obszarami HR, takimi jak czas pracy czy payroll.
System musi odzwierciedlać strukturę akt, kontrolować dostęp i przechowywać dokumenty w sposób zgodny z przepisami, jednocześnie bez ręcznego pilnowania tych elementów przez dział HR.
Bezpieczeństwo danych osobowych
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej wiąże się z koniecznością spełnienia wymogów wynikających z przepisów i rozporządzeń oraz przepisów dotyczących danych osobowych. Dokumenty muszą być przechowywane w sposób zapewniający poufność, integralność oraz dostępność. Oznacza to między innymi:
- kontrolę dostępu do danych,
- możliwość odtworzenia historii zmian
- zabezpieczenie przed utratą lub uszkodzeniem dokumentów,
- odpowiednie warunki archiwizacji.
Przechodzenie z papierowej na elektroniczną dokumentację
Zmiana formy dokumentacji pracowniczej jest procesem, który wymaga przygotowania organizacyjnego i technologicznego. Sama decyzja o przejściu na e-teczki pracownicze nie wystarcza, kluczowe jest zachowanie zgodności z przepisami oraz spójność danych.
Proces digitalizacji dokumentów
Digitalizacja polega na sporządzeniu odwzorowania cyfrowego dokumentów, a następnie opatrzeniu ich podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Dopiero taki proces pozwala uznać dokumentację za równoważną wersji papierowej. Oznacza to konieczność uporządkowania archiwum, przypisania dokumentów do właściwych pracowników oraz ich odpowiednich części akt.
Wyzwania związane z migracją danych
Najczęstsze trudności pojawiają się na etapie porządkowania dokumentów oraz weryfikacji ich kompletności. Dokumentacja pracownicza prowadzona przez lata w formie papierowej często zawiera braki, duplikaty lub niejednoznaczne wersje dokumentów. Migracja do formy cyfrowej wymaga więc nie tylko przeniesienia danych, ale również ich uporządkowania.
Wymogi prawne dotyczące elektronicznych akt osobowych
Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej wynika bezpośrednio z kodeksu pracy. Pracodawca ma obowiązek przechowywania akt pracowniczych przez określony czas oraz zapewnienia ich bezpieczeństwa.
Ustawa o ochronie danych osobowych
Podstawą prowadzenia dokumentacji pracowniczej jest art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, który jasno określa obowiązek pracodawcy:
pracodawca jest zobowiązany prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników – w postaci papierowej lub elektronicznej.
Możliwość prowadzenia akt pracowniczych w formie elektronicznej nie wynika więc z decyzji organizacyjnej czy trendu technologicznego, ale z konkretnej zmiany przepisów. Została wprowadzona ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, która obowiązuje od 1 stycznia 2019 r.
Od tego momentu akta osobowe pracownika prowadzone w formie cyfrowej mają taką samą moc prawną jak dokumentacja w formie papierowej, pod warunkiem spełnienia określonych wymogów.
Istotne pozostaje także stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (odpowiedź z dnia 8 sierpnia 2018 r., zapytanie poselskie nr 7753), które dopuszcza prowadzenie dokumentacji w modelu mieszanym. Pracodawca może przechowywać część dokumentów w formie papierowej, a część w formie elektronicznej.
Z perspektywy działu HR to ważna informacja, szczególnie na etapie przechodzenia z papierowej na elektroniczną dokumentację. Migracja nie musi być jednorazowa ani pełna od pierwszego dnia. Kluczowe pozostaje jednak zachowanie spójności dokumentów oraz zapewnienie, że każda część dokumentacji pracowniczej jest prowadzona w sposób zgodny z wymogami prawa pracy.
Obowiązki pracodawcy w zakresie dokumentacji
Pracodawca ma obowiązek przechowywać akta osobowe pracowników przez okres 10 lat, liczony od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy (dotyczy to pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.). Po tym czasie pracownik ma prawo do odbioru dokumentacji, a następnie pracodawca może ją zniszczyć zgodnie z przepisami.
Przyszłość e-teczek w zarządzaniu HR
Elektroniczne akta osobowe porządkują nie tylko dokumenty, ale cały sposób pracy z danymi pracownika. Każdy dokument związany ze stosunkiem pracy trafia we właściwe miejsce i pozostaje powiązany z konkretnym zdarzeniem. Dobrze prowadzona e-teczka eliminuje ręczne operacje, upraszcza prowadzenie dokumentacji pracowniczej i pozwala utrzymać kontrolę nad tym, co dzieje się w aktach.
Jeżeli dokumentacja pracownicza nadal funkcjonuje równolegle w kilku miejscach albo wymaga ciągłego nadzoru, warto uporządkować ten obszar systemowo. Sprawdź, jak może wyglądać prowadzenie elektronicznych akt osobowych w Twojej organizacji z DMZ e-teczka!