Dokument w postaci papierowej ma jedną cechę, o której przekonuje się każdy dział HR w większej organizacji – póki jest na widoku, daje poczucie kontroli. Teczki stoją na swoich miejscach, dokumenty trafiają do segregatorów i mogłoby się wydawać, że cała organizacja działa jak w szwajcarskim zegarku. Nawet jeśli tak jest, to tylko do pewnego czasu. Przy większej skali działalności pojawi się w końcu moment, w którym dział HR zaczyna bardziej zarządzać dokumentami niż ludźmi.
Kilkuset pracowników, zmienność grafików, rotacja, badania medycyny pracy, aneksy do umów, kontrole, dokumenty przesyłane między lokalizacjami… nagle okazuje się, że największym wyzwaniem nie jest już samo prowadzenie dokumentacji pracowniczej, ale utrzymanie nad nią kontroli.
Warto wtedy zadać pytanie: czy elektroniczne akta osobowe mogą uprościć I zoptymalizować pracę?
Dobrze wdrożona e-teczka nie działa jak cyfrowe archiwum. Porządkuje cały sposób pracy z dokumentacją pracowniczą od momentu powstania dokumentu, przez jego obieg, aż po przechowywanie akt osobowych pracowników zgodnie z przepisami prawa pracy i RODO.
Papierowa rzeczywistość w zakładzie 250+ brzmi jak ukryty hamulec Twojego działu HR
Problemy pojawiają się stopniowo wraz ze wzrostem liczby pracowników, dokumentów i procesów, które trzeba kontrolować równolegle.
W organizacjach produkcyjnych szczególnie szybko widać, jak bardzo rozproszona potrafi być dokumentacja pracownicza. Część dokumentów trafia do działu HR mailowo, część funkcjonuje jeszcze w formie papierowej, inne generowane są przez system kadrowy lub pojawiają się w kilku wersjach jednocześnie. Coraz więcej czasu zajmuje nie samo prowadzenie akt osobowych pracowników, ale ustalanie:
- gdzie znajduje się aktualny dokument,
- kto go zatwierdził,
- czy został podpisany,
- oraz czy trafił do właściwej części akt osobowych.
Przy skali 250+ problem przestaje być wyłącznie organizacyjny, a zaczyna wpływać na tempo pracy działu HR, bezpieczeństwo danych i możliwość sprawnego reagowania podczas kontroli lub audytu.
Digitalizacja dokumentacji albo akt pracowniczych krok po kroku – jak zacząć, aby nie utonąć w skanowaniu?
Najczęstszym błędem jest próba przeniesienia całego archiwum do postaci elektronicznej w jednym momencie. Digitalizacja dokumentacji pracowniczej nie powinna zaczynać się od skanera, ale od uporządkowania procesu prowadzenia dokumentacji. Dużo skuteczniejsze okazuje się stopniowe przechodzenie z papierowej na elektroniczną formę dokumentacji wg poniższej kolejności:
- najpierw nowe dokumenty,
- później obieg dokumentów HR,
- następnie sukcesywna migracja akt historycznych.
Takie podejście pozwala prowadzić akta osobowe bez zatrzymywania codziennej pracy działu HR. Tym bardziej, że przepisy dopuszczają prowadzenie dokumentacji pracowniczej zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Istotne pozostaje jednak zachowanie spójności danych oraz odpowiednie cyfrowe odwzorowanie dokumentów. Sam skan nie wystarczy. Zgodnie z przepisami dokument musi zostać opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy.
Hybrydowe podejście – mądre albo odpowiedzialne zarządzanie dokumentacją w okresie przejściowym
W wielu organizacjach przez pewien czas funkcjonują równolegle dwa światy: papierowy i elektroniczny. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy nie ma jasnych zasad określających, która dokumentacja jest nadrzędna i gdzie znajdują się aktualne dane. Dobrze zaprojektowana e-teczka pozwala prowadzić dokumentację pracowniczą w sposób uporządkowany – również w modelu mieszanym. Dokumenty pozostają przypisane do konkretnego pracownika, odpowiedniej części akt oraz przebiegu zatrudnienia, niezależnie od tego, czy pierwotnie powstały w postaci papierowej, czy elektronicznej.
Akta osobowe pracownika mają bowiem ściśle określoną strukturę, która obowiązuje zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Od marca 2023 r. dokumentacja musi być podzielona na pięć części:
- część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, skierowania na badania i orzeczenia lekarskie,
- część B – dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia, m.in. umowa o pracę, aneksy, zakres obowiązków, dokumenty dotyczące pracy zdalnej czy informacje o wprowadzeniu kontroli trzeźwości,
- część C – dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy,
- część D – dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracownika,
- część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości lub obecnością środków działających podobnie do alkoholu.
Taki układ ma zapewniać przejrzystość dokumentacji pracowniczej i szybki dostęp do konkretnych informacji. Zgodnie z przepisami dokumenty muszą być również ułożone chronologicznie, numerowane oraz posiadać wykaz dokumentów znajdujących się w każdej części akt.
Dział HR nie musi jednak kontrolować tego ręcznie. System przejmuje nadzór nad strukturą dokumentacji, kompletnością danych i historią zmian, ograniczając ryzyko błędów oraz chaosu organizacyjnego.
Dlaczego system LogaHR to znacznie więcej niż elektroniczne akta osobowe?
Wiele rozwiązań sprowadza elektroniczne akta osobowe do przechowywania plików w chmurze. Problem polega na tym, że samo archiwizowanie dokumentów nie rozwiązuje problemów organizacyjnych. LOGA HR porządkuje cały proces prowadzenia dokumentacji pracowniczej:
- tworzenie dokumentów,
- ich obieg,
- archiwizację,
- kontrolę dostępu.
System odzwierciedla ustawową strukturę dokumentacji pracowniczej, obejmując zarówno akta osobowe pracownika, jak i dokumenty związane ze stosunkiem pracy, m.in. ewidencję czasu pracy, wnioski urlopowe czy karty wynagrodzeń. Całość pozostaje zgodna z Kodeksem pracy oraz rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej dotyczącym prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej obowiązuje od 1 stycznia 2019 r. Została wprowadzona ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. dotyczącą skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacji. Od tego momentu pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Błyskawiczne wyszukiwanie danych – audyt i kontrola PIP bez stresu
Kontrola bardzo szybko pokazuje, czy dokumentacja pracownicza jest rzeczywiście uporządkowana. W modelu papierowym odnalezienie konkretnego dokumentu często oznacza przeszukiwanie archiwum, weryfikację wersji i ręczne kompletowanie akt pracownika. Elektroniczne akta osobowe eliminują ten problem. Dokumenty związane ze stosunkiem pracy dostępne są natychmiast, wraz z historią zmian, informacją o podpisach i dostępem zgodnym z nadanymi uprawnieniami.
Dział HR nie musi już organizować „akcji poszukiwawczej” przed kontrolą PIP. Wszystkie dane znajdują się w jednym środowisku i pozostają gotowe do weryfikacji w dowolnym momencie.
Jak uniknąć błędów podczas wdrożenia? Rola doświadczonego partnera
Największe wyzwania podczas digitalizacji pojawiają się zwykle jeszcze przed uruchomieniem systemu. Niekompletne dokumenty, różne wersje plików czy rozproszone dane potrafią skutecznie utrudnić i opóźnić migrację. Dlatego wdrożenie e-teczki wymaga nie tylko odpowiedniego narzędzia, ale również uporządkowania procesów i doświadczenia w pracy z dokumentacją HR.
Wspieramy organizacje na każdym etapie przechodzenia z papierowej na elektroniczną formę dokumentacji.
Bezpieczeństwo i RODO – standardy P&I w służbie polskiej produkcji
Elektroniczne akta osobowe muszą gwarantować pełne bezpieczeństwo danych pracowników. Kluczowe znaczenie ma kontrola dostępu, historia zmian oraz zabezpieczenie dokumentacji przed utratą lub nieuprawnioną edycją. LogaHR wykorzystuje standardy bezpieczeństwa rozwijane przez P&I – europejskiego dostawcę systemów HR, z którym DMZ HR współpracuje jako autoryzowany partner w Polsce od 2003 roku. Rozwiązania P&I działają dziś w 14 krajach europejskich i obsługują ponad 7 milionów pasków wynagrodzeń miesięcznie, co dobrze pokazuje skalę oraz stabilność technologii wykorzystywanej w nowoczesnym HR.
E-teczka to inwestycja, która zwraca się w roboczogodzinach
Największą zmianę po wdrożeniu e-teczki widać zwykle nie tyle w samym archiwum, ile w codziennej pracy działu HR. Mniej czasu zajmuje wyszukiwanie dokumentów, kompletowanie akt pracownika czy kontrolowanie obiegu dokumentacji. Dane pozostają uporządkowane, dostępne i powiązane z konkretnym przebiegiem zatrudnienia.
Dział HR ogranicza działania administracyjne i może skupić się na procesach, które wspierają całą organizację.
Ile czasu dział HR w Twojej organizacji nadal poświęca na szukanie dokumentów, ręczne kompletowanie akt i kontrolowanie papierowego obiegu? Jeśli chcesz zobaczyć, jak może wyglądać digitalizacja akt osobowych bez organizacyjnego chaosu i bez paraliżowania pracy działu HR – porozmawiajmy o e-teczce LogaHR. Z duma I przyjemnością zaprezentujemy, jak może wyglądać digitalizacja dokumentów z wykorzystaniem e-teczki LOGA HR.