Przyglądając się badaniom przeprowadzonym w 2022 roku na grupie 5000 pracowników z Wielkiej Brytanii, Francji, Niemiec i Holandii, trudno nie zauważyć jednego wniosku: organizacje coraz wyraźniej odczuwają skutki przeciążenia powtarzalnymi procesami. Jeszcze kilka lat temu większość procesów HR opierała się na mailach, arkuszach Excel, słowie przekazywanym przez przełożonego i zapisywanego na kartce oraz ręcznym pilnowaniu terminów. Dziś pracownik składa wniosek urlopowy z telefonu, menedżer zatwierdza go jednym kliknięciem, a dane automatycznie trafiają do ewidencji czasu pracy i listy płac. Technologia zmieniła sposób działania organizacji i właśnie dlatego wokół automatyzacji HR pojawia się coraz więcej pytań.
Nowoczesny system HR nie eliminuje roli działu personalnego. Eliminuje natomiast chaos, ręczne operacje,powtarzalne i czasochłonne procesy, które blokują potencjał zespołów HR. Szczególnie ważne jest to właśnie teraz, gdy presja na efektywność rośnie szybciej niż liczba specjalistów na rynku pracy. Badania UiPath* pokazują, że aż 48% pracowników uważa powtarzalne zadania za szkodliwe dla zdrowia psychicznego, a 52% rozważa zmianę pracy, gdy ich codzienność sprowadza się głównie do odtwórczych obowiązków. Jednocześnie 91% respondentów uważa, że automatyzacja może zwiększyć produktywność pracy.
Strach przed technologią – czy system faktycznie może zastąpić człowieka w HR?
Automatyzacja budzi emocje, ponieważ przez lata dział HR był utożsamiany przede wszystkim z obsługą administracyjną. Dokumenty, ewidencja czasu pracy, raporty, onboarding, rozliczenia czy zarządzanie urlopami i innymi nieobecnościami pochłaniały ogromną część dnia pracy specjalistów HR.
Problem polega na tym, że żaden Dyrektor HR nie buduje wartości organizacji poprzez ręczne przepisywanie danych. System HR przejmuje procesy operacyjne i porządkuje przepływ informacji, ale nie zastępuje kompetencji związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi. Nadal potrzebni są ludzie odpowiedzialni za komunikację wewnętrzną, employee experience, rozwój kompetencji, planowanie zatrudnienia czy wspieranie menedżerów. Technologia nie eliminuje więc ludzkiego wymiaru HR. Pozwala natomiast go wreszcie wyeksponować.
Asystent czy system LogaHR – co wybrać?
W wielu organizacjach pierwszą odpowiedzią na rosnącą liczbę procesów HR jest zwiększanie zespołu. Problem w tym, że dodatkowy asystent najczęściej przejmuje… kolejne ręczne operacje. Nowoczesny system kadrowo-płacowy działa inaczej, bowiem automatyzuje procesy HR, integruje dane i eliminuje konieczność wielokrotnego wykonywania tych samych działań.
Zamiast:
- ręcznego aktualizowania danych pracownika,
- przepisywania informacji między systemami,
- pilnowania terminów badań, umów i szkoleń,
- przygotowywania raportów „na wczoraj”,
organizacja otrzymuje jedno środowisko do zarządzania procesami HR – LogaHR.
Skalowalność bez zwiększania kosztów stałych
Tutaj najlepiej widać przewagę systemu nad rozbudową zespołu administracyjnego. Wraz ze wzrostem organizacji rośnie liczba procesów: rekrutacja, onboarding, ewidencja czasu pracy, offboarding, raportowanie, planowanie pracy czy zarządzanie wynagrodzeniami. Bez odpowiedniego systemu HR każdy kolejny etap rozwoju oznacza konieczność zatrudniania nowych osób do obsługi operacyjnej.
LogaHR pozwala skalować procesy bez proporcjonalnego zwiększania kosztów stałych. Dane przepływają automatycznie między obszarami kadr i płac, a dział HR zachowuje pełną kontrolę nad procesami oraz bezpieczeństwem danych osobowych.
Odciążenie zespołu z „twardego HR” – odzyskaj czas na budowanie relacji!
Największą wartością automatyzacji nie jest sama technologia. Jest nią odzyskany czas. Czas, który wcześniej pochłaniały:
- raportowanie,
- administracja,
- ręczne rozliczanie czasu pracy,
- przygotowywanie dokumentów,
- monitorowanie workflow,
- obsługa powtarzalnych zapytań pracowników.
Badania pokazują, że pracownicy znacznie lepiej oceniają miejsca pracy, w których mogą angażować się w zadania kreatywne i rozwojowe, zamiast wykonywać monotonne czynności administracyjne. Dotyczy to również działów HR. Nowoczesny system HRM pozwala zespołowi personalnemu skupić się na obszarach strategicznych:
- budowaniu employee experience,
- rozwoju kompetencji,
- zarządzaniu talentami,
- wspieraniu menedżerów,
- analizie danych,
- planowaniu rozwoju organizacji.
Dlaczego LogaHR to najbezpieczniejszy wybór dla doświadczonego lidera?
Doświadczeni liderzy HR wiedzą, że problemem rzadko jest sam proces wdrożenia. Największym wyzwaniem pozostaje późniejsze utrzymanie spójności danych, zgodności z przepisami (Kodeks Pracy, ZUS, RODO i regulacje podatkowe) oraz integracji z innymi systemami. Dlatego nowoczesny system HR powinien:
- porządkować cały cykl życia pracownika w organizacji,
- zapewniać pełną kontrolę nad danymi,
- wspierać integrację z innymi systemami,
- umożliwiać raportowanie w czasie rzeczywistym,
- gwarantować najwyższe standardy bezpieczeństwa.
LogaHR rozwijany jest przy współpracy z P&I – europejskim dostawcą technologii HR wykorzystywanych przez tysiące organizacji. System wspiera zarówno procesy „twardego HR”, jak i obszary miękkiego HR, tworząc jedno, spójne środowisko pracy dla całej organizacji. To szczególnie ważne w rozwijających się firmach, gdzie liczba procesów rośnie szybciej niż możliwości ręcznego zarządzania nimi.
Automatyzacja to nie zagrożenie, to Twoja największa przewaga
Automatyzacja HR nie oznacza końca działu personalnego. Oznacza koniec modelu, w którym specjaliści HR większość czasu poświęcają na działania odtwórcze. Nowoczesny system HR nie zastępuje ludzi. Pozwala im pracować tam, gdzie ich kompetencje naprawdę mają znaczenie. Organizacje, które już dziś inwestują w automatyzację procesów HR:
- szybciej podejmują decyzje,
- skuteczniej zarządzają danymi,
- poprawiają employee experience,
- ograniczają ryzyko błędów,
- zwiększają efektywność zespołów,
- lepiej odpowiadają na wyzwania współczesnego rynku pracy.
Automatyzacja nie odbiera kontroli. Daje większą przewidywalność procesów, lepszy dostęp do danych i przestrzeń do działania tam, gdzie technologia nigdy nie zastąpi doświadczenia, empatii i relacji.
Ile czasu Twój dział HR nadal traci na procesy, które system LogaHR może przejąć już dziś? Może czas to zmienić?
Źródło: https://www.uipath.com/newsroom/half-workers-suffer-mental-health-issues