Jakie cechy powinien mieć dobry system kadrowo płacowy ?

System kadrowo-płacowy słusznie uważane jest za narzędzie informatyczne o fundamentalnym znaczeniu dla każdego nowoczesnego przedsiębiorstwa. Jego podstawową rolą jest zautomatyzowanie i uproszczenie procesu wyliczania wynagrodzeń pracowników. Brzmi to skromnie, lecz każde wdrożenie takiego systemu to swoisty „przewrót kopernikański”, który błyskawicznie wpływa na sposób pracy pracowników działów kadr i płac. Szybko zauważalne korzyści to, między innymi:

  • Spadek liczby błędów związanych z czynnikiem ludzkim lub brakiem zgodności z aktualnymi przepisami,
  • Łatwy i szybki dostęp do danych,
  • Możliwość generowania najróżniejszych raportów i podsumowań, w tym elektronicznych pasków wynagrodzeń,
  • Wyższa (na skutek automatyzacji procesów) ogólna wydajność działów kadr i płac,
  • Niższy wolumen pracy papierkowej dzięki prowadzeniu elektronicznych baz danych.

Pomimo oczywistych zalet systemu kadrowo-płacowego decyzja o jego zakupie nie należy do łatwych. To złożone, skomplikowane rozwiązanie, które wdraża się nawet kilka miesięcy, a ich cena może budzić zastrzeżenia osób decydujących o wydatkach w firmie. Ponadto, zawsze znajdą się obrońcy tezy (naszym zdaniem błędnej), że wyposażony w setki makr arkusz MS Excel to doskonała i niemal bezkosztowa alternatywa dla dedykowanego rozwiązania informatycznego.

Jednak żaden z szanujących się ekspertów nie podważa sensowności wdrożenia systemu do naliczania wynagrodzeń w nowoczesnym przedsiębiorstwie. Zasadniczym problemem pozostaje tylko wybór konkretnego rozwiązania.

 

Celem tego artykułu jest zwrócenie uwagi na funkcje, które system do płac powinien posiadać, aby należycie spełniał swoją rolę. Opisując kolejne cechy, będziemy odnosić się do systemu, P&I LOGA, jako swoistego benchmarku. Czujemy się do tego uprawnieni, ponieważ nasze rozwiązanie, stosowane przez ponad 15 tyś. firm z całego świata, śmiało można zaliczyć do rynkowych liderów.


  Elastyczność

To oczywiste, że firmy podejmujące trudną (najczęściej ze względów finansowych) decyzję o zainwestowaniu w system kadrowo-płacowy, chcą mieć pewność, że spełni on ich oczekiwania. Elastyczność to cecha, którą chwali się wielu producentów oprogramowania, z lubością stosując wyrażenie z branży krawiectwa, czyli „szyte na miarę”. Nasza interpretacja elastyczności(która znajduje odzwierciedlenie w funkcjach oferowanych przez P&I LOGA) obejmuje następujące właściwości:

Wielopodmiotowość

System powinien móc skutecznie obsługiwać procesy płacowe w każdym przedsiębiorstwie – niezależnie od jego rozmiaru, formy czy stopnia złożoności. W sensie technicznym system musi być gotowy na ekspansję firmy, rozrastając się razem z nią.

Customizacja

Ludzie rozmaicie organizują swoją pracę. Metoda działania, która sprawdza się u jednych, może być uznawana za alogiczną i nieprzyjazną przez innych. Dobry system pozwala operatorom na dostosowanie go do ich potrzeb, np. poprzez zdefiniowanie procesów zgodnie z ich własną logiką i preferencjami.

Współpraca z istniejącymi rozwiązaniami IT

Wdrożenie nowego systemu nie powinno wymagać dodatkowych inwestycji w zasoby informatyczne. Dobrze zaprojektowany system kadrowo-płacowy dopasowuje się do zastanych warunków. Jest to możliwe dzięki wbudowanym interfejsom gwarantującym współpracę z aktualnie używanym systemem operacyjnym, rozwiązaniem ERP, systemem bankowości elektronicznej, bazami danych, programem do księgowości i innymi zewnętrznymi aplikacjami. Kwestią kluczową jest także kompatybilność z programem „Płatnik”, czyli de facto standardem w rozliczeniach i wymianie danych z ZUS-em.

 
 

Wielojęzyczność

Nie ma powodu, dla którego pracownicy międzynarodowych firm powinni być zmuszani do pracy w innym języku niż ich własny.

 


  Zarządzanie danymi

Rozwijające się przedsiębiorstwo musi powiększać liczbę personelu. Powoduje to, niestety, wzrost wolumenu danych pracowników, które należy zasymilować i uporządkować, aby procesy płacowe przebiegały bez zakłóceń.

Ważną rolą systemu kadrowo-płacowego jest zatem opanowanie chaosu informacji. Dane wprowadzane są do systemu tylko razi funkcjonują w nim w formie elektronicznej. Rezultat? Informacja, której szukasz, jest zawsze „pod ręką” w najbardziej aktualnej formie – dzieli cię od niej zaledwie kilka kliknięć myszką.

Jednak istotny jest nie tylko dostęp do informacji, ale także funkcje związane z ich analizowaniem i systematyzowaniem w formie raportów. Do dyspozycji użytkowników naszego systemu jest szeroka gama podsumowań i analiz, generowanych pod kątem dowolnie określanych kryteriów, w tym niestandardowych. Oznacza to, że każdy dostanie dokładnie taki raport, jakiego potrzebuje – niezależnie, prezesa firmy czy dociekliwego urzędnika ZUS-u.

Ciekawą opcją są także szybkie i zautomatyzowane obliczenia wartości w odpowiedzi na dane wprowadzane lub aktualizowane w systemie (w P&I Loga są one dostępne z każdego ekranu danych osobowych). Co daje użytkownikowi ta funkcjonalność? Na przykład możliwość prognozowania i weryfikacji wyników rozliczeń, zanim się je sfinalizuje.

 


  Łatwa obsługa

Na dźwięk wyrażenia „wdrożenie nowego systemu IT” wielu pracownikom cierpnie skóra. W ich umysłach pojawia się wizja wielu godzin zmarnowanych na rozgryzaniu funkcji nowego rozwiązania. Na szczęście producenci oprogramowania są świadomi, mówiąc eufemistycznie, braku entuzjazmu do zmiany narzędzi informatycznych. Robią, co w ich mocy, aby ich rozwiązania kadrowo-płacowe były możliwie przyjazne i łatwe w obsłudze. Największym dowodem uznania dla ich wysiłków jest sytuacja, kiedy nowy operator rozpoczyna pracę z systemem, domyślając się intuicyjnie, co i gdzie należy kliknąć, aby wykonać daną czynność. Co więcej, system ma służyć radą użytkownikowi, a nie wchodzić mu w drogę. Przykładowo, P&I Loga oferuje mnóstwo predefiniowanych procesów rozliczeniowych i ewidencyjnych, ale umożliwia też proste opracowanie nowych lub modyfikowanie istniejących procedur. Zbyteczne są przy tym zaawansowane zdolności informatyczne: wszystko to da się wykonać, wybierając kolejne opcje na predefiniowanych ekranach.

 


  Nadążanie za zmianami

Polscy przedsiębiorcy mają wątpliwą przyjemność prowadzenia działalności gospodarczej w zmiennym i nieprzewidywalnym otoczeniu prawno-podatkowym. Można, rzecz jasna, polegać na zdolności pracowników działów kadr i płac do ciągłego przyswajania i przetwarzania nowych informacji. Wiąże się to jednak z istotnym ryzykiem wystąpienia błędu na skutek pomyłki człowieka, którego natłok zmian i nowych informacji może przerosnąć.

Warto zwrócić tutaj uwagę na dostawcę oprogramowania aby oprócz usługi wdrożenia świadczył również usługę serwisowania i utrzymania systemy. W praktyce oznacza to, że mamy gwarancję, iż system na którym pracujemy jest dostosowany do bieżących przepisów prawnych (aktualizacje systemu).  

 


  Bezpieczeństwo i solidność

Systemy informatyczne, w których przechowywane są dane osobowe, muszą spełniać surowe wymogi formalne wynikające z obowiązujących przepisów. Co zatem idzie, również system do płac który oferowuje rozbudowane możliwości zarządzania dostępem. I tak przykładowo, uprawnienia użytkowników P&I Loga mogą zostać ograniczone do pojedynczych modułów, formatek, procesów lub nawet poszczególnych pól z danymi, przy czym każda naniesiona przez nich zmiana jest starannie dokumentowana.

Równie ważnym aspektem bezpieczeństwa jest solidność i niezawodność systemu kadrowo-płacowego. Najprostszym sposobem na ich zagwarantowanie jest wybór rozwiązania sprawdzonego, o ugruntowanej pozycji na rynku.

 


  Serwis i wsparcie techniczne

Bezpieczeństwo i stabilność systemu do płac są nierozłącznie związane z kwestią wyboru dostawcy odpowiedzialnego za wdrożenie konkretnego rozwiązania. Paradoksalnie, o ile większość rozwiązań kadrowo-płacowych na rynku to udane, wszechstronne produkty, to o zadowoleniu klienta decyduje jakość usług świadczonych przez firmę, która instaluje, konfiguruje i zajmuje się konserwacją systemu, oferując przy tym wsparcie techniczne i merytoryczne. To od doświadczenia dostawcy zależy subiektywna opinia o nowym rozwiązaniu. Warto zatem nawiązywać współpracę z firmami doświadczonymi, z obszernym portfolio udanych projektów, znanych z troski o jakość i zadowolenie klienta.

System kadrowo płacowy nadal jest postrzegany w wielu przedsiębiorstwach jako mało ważny i wydaje się być jednym z największych kosztów dla każdej organizacji. Jednak szczęśliwie dla wszystkich procesy wyliczania wynagrodzeń w formie „papierowej” odeszły do lamusa.

Coraz bardziej złożone przepisy prawne powodują, że proces naliczania płac rozciąga się w czasie i jest narażony na liczne błędy. Dlatego też powoli żegnamy się z MS Excel jako rozwiązaniem używanym do tych celów.

Podstawą każdego systemu kadrowo płacowego są wynagrodzenia. Jednak oprócz prawidłowego i terminowego wyliczania wynagrodzenia,  taki system dostarczy wiele informacji, które pomagają prowadzić firmę sprawnie i prężnie.

Dobry system nie tylko zapewni zwrot z inwestycji, ale również sprawi, że przedsiębiorca będzie miał lepszy ogólny obraz swojej firmy w najbliższych latach.